Informationen für Administratoren

Diese Seite soll speziell die von uns registrierten Administratoren der einzelnen Einrichtungen, bzw. jene, die registriert werden wollen, ansprechen.

Mitteilung der Teilnahme

Am Anfang steht der Wunsch der Einrichtung an einer aktiven Teilnahme an eva|wiss. Die Einrichtung teilt uns diesen Wunsch durch eine formlose E-Mail mit und benennt uns die Person(en), die wir als zuständigen Administrator (Daten-Manager) registrieren sollen. In der Regel umfaßt diese Teilnahme auf Seiten der Einrichtung die Lieferung bzw. Änderung der Organisationsstrukturdaten. Es können aber auch Personendaten geändert oder gelöscht werden, vorausgesetzt es handelt sich um ursprünglich von der Einrichtung gelieferte Personendaten und die betroffene Person hat sich nicht für den erweiterten kostenpflichtigen Dienst eva|wiss-plus entschieden.

Registrierung

Im nächsten Schritt wird der berechtigte Administrator von uns registriert, wobei seine persönlichen Daten in unsere Datenbank eingetragen werden. Ein Passwort, durch das sich der Administrator bei der Datenlieferung authentifizieren kann, wird generiert und diesem mit einem Verweis auf diese WWW-Seite zugeschickt. Außerdem werden die E-Mail-Adressen der AdministratorInnen in eine Mailverteilerliste eingetragen, über die Neuigkeiten des Projektes bekanntgegeben werden.

Datenlieferung

Die Organisation liefert nun über den berechtigten Administrator die Daten per E-Mail. Die Daten sollten in einem Format geliefert werden, das durch unsere Programme automatisch verarbeitet werden kann. Nur so können größere Datenmengen bewältigt werden. Genaue Informationen zum Datenformat finden Sie unter Beschreibung des Datenlieferungsformats.

Kleinere Datenänderungen können Sie uns selbstverständlich auch formlos per E-Mail schicken. eva|wiss-orgplus-Kunden können auch größere Datenänderungen formlos schicken. Das Datenformat hat sich allerdings als eindeutiger erwiesen, als formlose Mails und ist zur Vermeidung von Missverständnissen in jedem Fall vorzuziehen.

Wichtig ist zu beachten, dass die Personen- und Strukturdaten in Bezug auf Hierarchieebenen und Namensgebung der Unterorganisationen übereinstimmen müssen. Das eva|wiss-Team ist gerne bereit, für Sie ein Programm zur Datenkonvertierung von (Export-)Formaten, die in der Einrichtung bereits existieren, in das eva|wiss-Format zu übernehmen. Wir erstellen Ihnen gerne auf Anfrage ein unverbindliches Angebot.

Besonderheiten bei Personendatenlieferung durch die Einrichtung

Die von der Einrichtung gelieferten Personendaten werden direkt in das eva|wiss-Verzeichnis eingetragen und die Betroffenen hiervon unterrichtet.

Dies setzt vorraus, dass die Betroffenen der Datenlieferungen schon bei der Einrichtung schriftlich einer Aufnahme in das Verzeichnis zugestimmt haben. Bevor wir solche von der Einrichtung gelieferten Personendaten verarbeiten, müssen wir eine unterschriebene Bestätigung von der Einrichtung erhalten, die besagt, dass bei den gelieferten Personendaten eine schriftliche Zustimmung der Betroffenen bereits vorliegt. Dies kann uns durch ein Fax oder per Post übermittelt werden.

Ein Textvorschlag wäre:

"Hiermit bestätige ich, dass die Personen, deren Daten wir an eva|wiss liefern, ihr Einverständnis zur Veröffentlichung dieser Daten im eva|wiss-Verzeichnis erklärt haben."

Hinweise zu Proxy-Zugriffen

Über uns nicht bekannte Proxy Server kann nur auf die Organisationsdaten zugegriffen werden. Personenbezogene Daten können nicht ohne Weiteres über solche Proxies abgefragt werden.

Diese Einschränkung ist notwendig, um die Sichtbarkeits-Option zu verwirklichen, die es den Betroffenen ermöglicht, selbst zu definieren wo ihr Eintrag zu sehen sein soll (nur in eigener Domain, nur in Deutschland, nur in Datenschutz-treibenden Ländern oder weltweit).

Es gibt aber die Möglichkeit, gezielt einzelne Proxies von dieser Zugriffsbeschränkung zu befreien: wenn der Proxy bzw. die Proxies so konfiguriert wurden, dass auf diese nur von bestimmten Domains aus zugegriffen werden kann. Meistens ist ein Proxy ja für die eigene Benutzerschaft eingerichtet, die sehr leicht einem oder wenigen Subnetzen zuzuordnen sind. Sobald Sie also eine solche Proxy-Konfiguration durchgeführt haben und an uns eine entsprechende unterschriebene Mitteilung (also z.B. via Fax) gemacht haben, werden wir den bzw. die benannten Proxies in unserer Konfiguration freischalten.

Eine solche Mitteilung sollte in etwa folgendermaßen aussehen:

"Hiermit bestätige ich, dass der WWW-Proxy <Name des Proxies> (IP-Nummer <IP-Nummer des Proxies>, Alias <Aliasnamen des Proxies>) so konfiguriert wurde, dass nur von der Domain *.<Domain-Name> (IP-Nummer <IP Nummer des Subnetzes>.*) aus zugegriffen werden kann und dass eine Änderung dieser Konfiguration dem eva|wiss-Team sofort mitgeteilt wird."

Es tut uns leid, Sie mit dieser zusätzlichen Arbeit zu belasten, aber angesichts des zunehmenden Missbrauchs personenbezogener Daten, insbesondere der E-Mail-Adressen, vermuten wir, dass Sie hierfür Verständnis haben.